Первая настройка dentego

Эта страница описывает первые дни после подключения. Пробный заказ можно оформить и на стартовых справочниках, а эти восемь шагов переводят dentego на ваши данные: ваши услуги и цены, ваши техники и их ставки. Учёт материалов и себестоимость можно подключить позже, об этом написано в конце страницы.

Что вы получите после настройки

✓При добавлении услуги в заказ система сама строит план работ из операций

✓Техник видит только свои операции и закрывает их сам с компьютера или телефона

✓Цена заказа подставляется из прайс-листа, а зарплата техника из его ставки

✓В списке услуг при оформлении заказа только то, что подходит выбранной конструкции

С чего вы начинаете

При подключении лаборатория получает заполненные справочники операций и услуг. Их составила действующая лаборатория, которая постаралась описать все этапы своего производства: от приёма скана до глазурования. Справочники материалов и оборудования при этом пустые. Их вы заполняете сами, когда дойдёте до учёта себестоимости.

По ним видно, как справочники связаны между собой. Повторять их один в один не нужно: у вас может быть другое оборудование, другая схема оплаты и другая степень детализации этапов.

Поэтому первая настройка не требует заполнять всё с нуля. Вы подгоняете готовое под себя: убираете то, чего у вас нет, переименовываете под свои привычки, добавляете то, чего не хватает.

Не нужно делать идеально до первого заказа

Справочник работает как шаблон. Когда вы добавляете услугу в заказ, состав операций копируется в заказ, и дальше они живут независимо. Изменения в справочнике не затрагивают уже заведённые заказы. Настройте минимум, начните работать и дорабатывайте справочники по ходу.

Порядок настройки

Порядок важен: услуги подбираются по конструкциям и материалам, ставки строятся на операциях, а прайс-лист на услугах. Если менять всё в обратном порядке, придётся возвращаться.

1. 1. Профиль лаборатории (по желанию)

   Название, логотип и юридические данные для ордеров клиентам. Если ордера не отправляете, пропустите этот шаг

2. 2. Конструкции

   Уберите то, что не изготавливаете, и отметьте материалы для остальных

3. 3. Операции

   Уберите этапы, которых у вас нет. Чем короче список, тем проще всё дальше

4. 4. Услуги

   Оставьте то, что продаёте. У каждой услуги укажите конструкции, материалы и порядок этапов

5. 5. Ставки

   Сколько техник получает за каждую операцию и какие операции ему доступны

6. 6. Сотрудники

   Пригласите команду, назначьте роли и ставки

7. 7. Базовый прайс-лист

   Проверьте цену у каждой услуги, которую оставили

8. 8. Клиенты и тестовый заказ

   Заведите первую клинику и проверьте настройку на пробном заказе

Шаг 1. Заполните профиль лаборатории (по желанию)

Подробнее: Профиль организации

Название, логотип и юридические данные лаборатории попадают в ордера для клиентов. Если вы не отправляете клиникам ордера из dentego, этот шаг можно пропустить и вернуться к нему позже.

Юридические данные подтягиваются по ИНН или названию организации, вручную их набирать не нужно.

Шаг 2. Уберите конструкции, которые не изготавливаете

Подробнее: Справочник конструкций

Перечень конструкций задаёт платформа, а лаборатория решает, какие из них предлагать при оформлении заказа. Здесь три настройки: доступность конструкции, материалы, из которых вы её делаете, и порядок в выпадающем списке.

Что сделать:

• Выключите конструкции, которые не изготавливаете. Они пропадут из формы заказа.
• У каждой включённой конструкции отметьте только ваши материалы. Если не делаете коронки из кобальт-хрома, снимите отметку. Тогда при выборе кобальт-хрома коронка не появится в списке.
• То же для соединительных конструкций: абатменты, винтовые фиксации, культевые вкладки.
• Перетащите наверх то, что заказывают чаще всего.

Как выглядит справочник конструкций

Материал нужно отметить в двух местах

Услуги подбираются по материалу конструкции. Если у конструкции отмечен «Композит», а ни у одной услуги этого материала нет, в заказе для композитной коронки список услуг окажется пустым. Материалы у услуг вы отметите на шаге 4. Сверяйтесь с тем, что отметили здесь.

Шаг 3. Приведите в порядок операции

Подробнее: Справочник операций

Операции описывают этапы работы техника: моделировка, фрезерование, синтеризация, окрашивание. Из них собираются услуги, по ним считается зарплата, на них техник списывает материалы. Всё остальное в настройке опирается на этот список, поэтому начинайте с него.

Что сделать:

• Удалите целиком группы операций по технологиям, которых у вас нет. Например, «Модели» с гипсовыми моделями, если вы работаете только со сканами, или «3D-печать», если нет принтера.
• Пройдитесь по оставшимся группам и переименуйте операции под свои привычки. Краткое наименование техник видит в списке операций, полное попадает в документы.
• Проверьте у операций отметку «Общая операция». Обычная операция оплачивается и учитывается по числу единиц в заказе: 14 коронок дают 14 моделировок. Общая считается один раз на услугу, сколько бы единиц в ней ни было. Так обычно настраивают сканирование модели, синтеризацию, сушку.
• Блок «Материалы и оборудование» внутри операции пока не трогайте. Это настройка себестоимости, к ней вернётесь позже.

Как выглядит справочник операций

Почему операций должно быть немного

Каждая операция добавляет строку в таблицу ставок, которую вы заполните вручную для каждого уровня техников, и лишний клик технику при закрытии.

В стартовом справочнике фрезерование разбито по станкам и материалам. Так лаборатория считала расход фрез, пока не появились наборы расходников оборудования. Сейчас достаточно одной операции «Фрезерование»: нужный набор фрез подставится сам по материалу конструкции.

Прежде чем заводить отдельную операцию под каждый случай, проверьте, не решает ли задачу готовая настройка dentego:

Ситуация	Что использовать	Как это работает
Несколько станков или материалов заготовок, и хочется отдельное «Фрезерование» на каждый	Наборы расходников оборудования	В карточке станка вы заводите комплекты фрез и указываете, для какого материала конструкции каждый. При закрытии фрезерования dentego сам подставит станок и нужный комплект по материалу заказа. Одной операции «Фрезерование» хватает на все станки
Этап делается на всю работу целиком, а не на каждый зуб: сканирование модели, синтеризация партии	Отметка «Общая операция»	Обычная операция считается по числу единиц: 14 коронок дают 14 моделировок и 14 оплат. Общая считается один раз на услугу, сколько бы единиц в ней ни было
Хочется точно учитывать расход диска, поэтому операции по размерам заготовок	Средний расход по группе материалов	У группы «Диски для фрезеров» вы указываете, сколько диска уходит на одну единицу, например 0,04. При закрытии техник видит эту цифру и при необходимости меняет
Техники разного уровня получают за один и тот же этап разные деньги	Ставки	Ставка задаёт оплату каждой операции для одного уровня сотрудников. Операция одна, а в ставке «Стажёр» стоит 200, в ставке «Старший техник» стоит 400

Удаление операции затрагивает все услуги

Если удалить операцию из справочника, она исчезнет из всех услуг, куда была добавлена. Удаляйте на этом шаге только целые группы, которые точно не нужны. Отдельные операции безопаснее убирать на следующем шаге, из состава конкретной услуги.

Шаг 4. Настройте услуги

Подробнее: Справочник услуг

Услуга соответствует позиции вашего прайс-листа, например «Коронка из диоксида циркония с окрашиванием» или «Хирургический шаблон». Внутри услуги перечислены операции в том порядке, в котором работа проходит по лаборатории.

Когда администратор добавляет услугу в заказ, из этого состава автоматически собирается план работ для техников.

Что сделать с каждой услугой, которую оставляете:

• Удалите услуги, которые не оказываете. Услуга без операций и цены только мешает при оформлении заказа.
• Укажите, для каких конструкций и материалов она подходит. Тогда при оформлении коронки из диоксида циркония администратор увидит только услуги для циркониевых коронок, а не весь прайс. Услуга без ограничений будет предлагаться для любых конструкций.
• Пройдитесь по составу операций. Уберите этапы, которых у вас нет, добавьте недостающие, расставьте в порядке выполнения. Порядок работает как протокол: техник не сможет взять фрезерование, пока не закрыта моделировка.

Как выглядит справочник услуг

Насколько подробно делить работу на этапы, зависит от вашего процесса. Одного ответа для всех нет:

Как устроена работа у вас	Как настроить состав услуги
Один техник делает несколько этапов подряд и не передаёт работу	Объедините их в одну операцию. Двух-трёх операций на услугу достаточно
Этапы делают разные люди или они оплачиваются по-разному	Отдельная операция на каждый этап, иначе не разделить зарплату
Важно видеть, на каком именно этапе застрял заказ	Отдельные операции: статус заказа строится из статусов операций
Этап бывает не во всех заказах, например окрашивание или глазурование	Две услуги: «с окрашиванием» и «без». Либо одна услуга, а лишний этап администратор добавляет прямо в заказе

Цена услуги задаётся на её странице и одновременно попадает в базовый прайс-лист. Это одно и то же значение. Заполнять её прямо сейчас необязательно, вы проверите цены на шаге 7.

Шаг 5. Настройте ставки

Подробнее: Ставки

Ставка задаёт оплату каждой операции для одного уровня сотрудников: «Техник», «Старший техник», «CAD-моделер», «Стажёр». У каждого сотрудника одна ставка. Из неё система берёт две вещи: сколько начислить технику за закрытую операцию и какие операции ему вообще показывать.

Что сделать:

• Создайте ставки под уровни сотрудников, которые есть в лаборатории. Если все техники получают одинаково, хватит одной ставки.
• В каждой ставке проставьте оплату для операций, которые этот уровень выполняет. Для общей операции оплата начисляется один раз на услугу, для обычной за каждую единицу.
• Включите фильтр «Без оплаты» и проверьте, что не осталось операций, которые никто не может выполнить.

Как выглядит таблица ставок

Без оплаты техник не видит операцию

Если в ставке техника у операции не указана оплата, он не увидит её в своём списке операций и не сможет взять в работу. Это самая частая причина вопроса «почему техник не видит заказ». Если операцию нужно показывать, а платить за неё не нужно, укажите 0.

Оплата фиксируется в момент, когда техника назначают на операцию или он берёт её сам. Позже можно менять ставки, не опасаясь за уже распределённые работы.

Шаг 6. Пригласите сотрудников

Подробнее: Управление сотрудниками, Мобильный интерфейс техника

Каждый сотрудник заходит в dentego под своей учётной записью, и от роли зависит, что он увидит. Администратор оформляет заказы и видит всё. Техник видит только операции, которые может выполнять, и свою выработку, без цен и чужих заказов.

Приглашение уходит на электронную почту, но принять его сотрудник сможет только после регистрации на платформе.

Что сделать:

• Попросите сотрудников зарегистрироваться на dentego.ru/registration.
• Отправьте приглашения, указав роли. Один человек может совмещать роли, например администратор и техник.
• Каждому технику назначьте ставку из шага 5. Администратору ставка не нужна.
• Покажите техникам, как открыть dentego с телефона: отдельное приложение устанавливать не нужно, сайт открывается в браузере и добавляется на главный экран как значок приложения.

Шаг 7. Проверьте базовый прайс-лист

Подробнее: Прайс-листы

Базовый прайс-лист задаёт цены по умолчанию для всех клиентов. В нём все услуги из справочника, и именно из него берётся стоимость услуги в заказе, пока клиенту не назначен индивидуальный прайс.

Что сделать:

• Пройдитесь по списку и проставьте цену каждой услуге. Услуга, у которой на шаге 4 не указали цену, стоит здесь с нулём.
• Индивидуальные прайс-листы для партнёрских клиник заводите позже, когда появятся такие договорённости. Они создаются как копия базового, менять нужно только отличающиеся позиции.

Как выглядит базовый прайс-лист

Шаг 8. Добавьте клиентов и проверьте настройку

Подробнее: Список клиентов, Создание заказа

Клиники можно заводить заранее или прямо при оформлении заказа. Для юридического лица достаточно ИНН, реквизиты заполнятся сами. Если для клиники уже есть индивидуальный прайс-лист, укажите его в карточке клиента.

Дальше оформите пробный заказ и пройдите по нему до закрытия операции. Так вы проверите все шаги сразу:

1

Создайте заказ на одну коронку

В списке конструкций должно быть только то, что вы оставили на шаге 2, а в списке материалов только ваши.

2

Добавьте услугу к конструкции

Список услуг уже отфильтрован по конструкции и материалу. Цена подставилась из базового прайс-листа.

3

Откройте вкладку «Производство» и переведите заказ в работу

Операции идут в том порядке, что вы задали в услуге. Первая доступна, остальные ждут в очереди.

4

Зайдите под учётной записью техника и закройте первую операцию

Если операция появилась в списке операций техника, ставка настроена верно. После закрытия следующая операция стала доступной.

5

Отмените пробный заказ

Операции отменённого заказа не попадают в зарплату и аналитику.

Пошагово весь путь заказа разобран на странице Быстрый старт.

Что настроить позже: материалы и себестоимость

Восьми шагов выше достаточно, чтобы вести заказы и считать зарплату. Себестоимость каждого заказа система считает из материалов, которые техники списывают при закрытии операций. Подключайте этот блок, когда команда освоилась с заказами, и в таком порядке:

1. Материалы

   Заведите группы материалов под свою номенклатуру и укажите себестоимость. Если список уже есть в другой программе, загрузите его из Excel.

   У каждой группы проверьте, где её можно использовать: в операциях, как расходник оборудования или как доп. расход в заказе. Справочник материалов

2. Материалы в операциях

   Для каждой операции укажите, какие группы материалов техник увидит при закрытии, и средний расход на единицу. Если диска хватает на 25 коронок, расход равен 0,04 диска на операцию.

   Материал, который используется всегда, например клей для титановых оснований, добавьте в автоподстановку, и он спишется сам. Справочник операций

3. Оборудование и наборы расходников

   Заведите станки и печи. К каждому привяжите наборы расходников с указанием материала конструкции: комплект фрез для диоксида циркония, комплект для PMMA.

   При закрытии фрезерования подставится тот набор, который подходит материалу заказа. Справочник оборудования

4. Обязательность материалов при закрытии

   Когда техники привыкли указывать материалы, включите в операциях обязательное указание материала или расходников.

   Без них операцию не закрыть, а значит, и зарплата не начислится, поэтому техники перестают пропускать материалы. Справочник операций

5. Склад

   Последний шаг. Пока склад не ведётся, себестоимость считается по ценам из справочника материалов, и многим этого достаточно.

   Со складом она берётся из реальных цен закупки, а каждое списание при закрытии операции становится складским документом. Обзор раздела «Склад»

Как выглядят наборы расходников у станка

Частые вопросы

Можно ли не удалять лишнее, а просто не использовать?

Я изменил состав услуги, а в заказе, который уже в работе, ничего не поменялось

Техник зарегистрировался, но не видит ни одной операции

При оформлении заказа список услуг пустой

Обязательно ли настраивать материалы и оборудование до первого заказа?

Сколько операций должно быть в услуге?

См. также

🚀 Быстрый старт — первый заказ от создания до доставки

📚 Справочники — как связаны операции, услуги, материалы и оборудование

💰 Ставки — оплата операций и доступ техников к ним

📊 Отчёт по зарплате — проверить, как посчиталась выработка после первых заказов

📖 Глоссарий — операция, услуга, ставка, конструкция